Règlement intérieur - Institut CLAVIS

 

Version 1.

 

 

Article 1 :

Personnes assujetties.

Le présent règlement intérieur s'applique à toutes les personnes participant à une action de formation profes­sionnelle continue organisée par l'Institut CLAVIS.

Chaque participant est censé accepter les termes du présent règlement lorsqu'il suit une formation dispensée par l'Institut.

Article 2 :

Conditions générales.

La prévention des risques d’accidents et de maladies est impérative et exige de chacun le respect du présent règlement intérieur pour toutes les questions relatives à l'application de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité, ainsi que les règles générales et permanentes relatives à la discipline.

Chaque participant s'engage à se former dans un esprit de respect mutuel excluant toute forme de harcèlement moral ou sexuel, de menaces, de violences physiques ou verbales, et toute autre forme de domination ou d’exclusion.

Les tags, graffitis, affichages sauvages et jets de détritus n'importe où, constituent une dégradation volontaire de l'environnement de formation et sont prohibés. Les détritus doivent être déposés dans les endroits appropriés.

Article 3 : 

Règles générales d'hygiène et de sécurité.

Chaque participant doit veiller à sa sécurité personnelle et à celle des autres en respectant, en fonction de sa formation, les consignes générales et particulières de sécurité en vigueur sur les lieux de la formation professionnelle continue, ainsi qu'en matière d'hygiène.

Toutefois, conformément à l'article R.6352-1 du Code du Travail, lorsque la formation se déroule dans un établissement d'accueil de participants déjà doté d'un règlement intérieur, les mesures d'hygiène et de sécurité applicables aux participants sont celles de ce règlement.

A noter qu’un protocole sanitaire liée à la pandémie de la COVID19 a été mis en place et doit être respecté par l'ensemble des participants et formateurs durant toute la période de la formation.

Article 4 : 

Maintien en bon état du matériel pédagogique.

Chaque participant a l'obligation de conserver en bon état le matériel pédagogique qui lui est fourni ou confié en vue de sa formation. Les participants sont tenus d'apporter les matériels fournis chaque jour de formation et d'utiliser le matériel pédagogique conformément à son objet : l'utilisation du matériel pédagogique à d'autres fins, notamment personnelles est interdite.

Article 5 : 

Utilisation des outils et du matériel pédagogique.

Les outils et les matériels et consommables ne doivent être utilisés qu'en présence d'un formateur de l'Institut CLAVIS et sous surveillance.

Toute anomalie dans le fonctionnement des outils, du matériel et/ou des consommables et tout incident doivent être immédiatement signalés au formateur qui a en charge la formation suivie.

Article 6 : 

Consignes d'incendie.

Les consignes d'incendie et notamment un plan de localisation des extincteurs et des issues de secours sont affichés dans les locaux des établissements d'accueil des participants, de manière à être connus de tous les participants. Des démonstrations ou exercices peuvent être programmés par les établissements d'accueil des participants durant les actions de formation, pour vérifier le fonctionnement du matériel de lutte contre l'incendie et les consignes de prévention et d'évacuation. (cf. articles R.4227 -28 et suivants du Code du Travail).

Article 7 : 

Accident.

Tout accident ou incident survenu au cours de la formation professionnelle continue doit être immédiatement déclaré par le participant accidenté ou les personnes témoins de l'accident, au formateur responsable de la formation qui aura la charge de la gestion des premiers secours et si besoin l'intervention du secours à personne avec le responsable de l'établissement d'accueil des participants et les dirigeants de l'Institut CLAVIS. Conformément à l'article R 6342-3 du Code du Travail, l'accident survenu au participant pendant qu'il se  trouve sur le site de formation ou pendant qu'il s'y rend ou en revient, fait l'objet d'une attestation circonstanciée par la Direction de l'Institut CLAVIS, avec témoignage(s) si besoin, qui sera remise au participant accidenté.

Article 8 : 

Boissons alcoolisées et drogues.

L’introduction ou la consommation de drogue ou de boissons alcoolisées dans les établissements d'accueil des participants durant les actions de formation professionnelle continue est formellement interdite. De même, il est interdit aux participants de pénétrer ou de séjourner en état d'ivresse ou sous l'emprise de drogue dans l'établissement d'accueil dans le cadre d'une session de formation professionnelle continue organisée par l'Institut CLAVIS.

 

Article 9 : 

Accès au poste de collation et de distribution des boissons.

Les participants ont accès au moment des pauses négociées entre l'établissement d'accueil des participants et l'Institut CLAVIS, aux aliments prévus pour collation et aux boissons non alcoolisées, fraîches ou chaudes. Toute demande hors prestation négociée entre l'établissement d'accueil des participants et l'Institut CLAVIS restera à la charge pleine et entière du participant demandeur.

Article 10 : 

Accès à la restauration.

Les participants ont accès au moment des pauses déjeuner négociées entre l'établissement d'accueil des participants et l'Institut CLAVIS, aux menus préparés par le service de restauration de l'établissement d'accueil des participants et aux boissons non alcoolisées, fraîches et/ou chaudes prévues à cet effet. Toute demande hors prestation négociée entre l'établissement d'accueil des participants et l'Institut CLAVIS restera à la charge pleine et entière du participant demandeur.

Les participants allergiques, intolérants à certaines catégories d'aliments ou soumis à un régime à visée thérapeutique, signaleront au formateur responsable de l'action de formation, dès le début de la formation, leur impossibilité de consommer certains aliments afin qu'il leur soit proposé un plat de substitution par le service de restauration de l'établissement d'accueil des participants.

Article 11 : 

Interdiction de fumer.

En application du décret n°2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif fermé, il est interdit de fumer et d'utiliser une cigarette électronique dans les salles de formation. Les lieux spécifiques prévus pour les fumeurs par l'établissement d'accueil des participants seront indiqués aux participants par ce dernier.

Article 12 : 

Horaires - Absence et retards.

Les horaires de formation professionnelle continue sont fixés par la Direction de l'Institut CLAVIS et les OPCO lors de la validation des propositions d'ingénierie de formation.

Leur respect conditionne les agréments octroyés à l'Institut CLAVIS, la prise en charge financière des participants et même dans certaines situations, leur indemnisation.

Ils sont portés à la connaissance des participants à l'occasion de la remise à ces derniers des documents suivants : devis, convention et convocation à la formation.

Les participants sont tenus de respecter ces horaires de formation.

En cas d'absence ou de retard à la formation, les participants doivent avertir le formateur via l'établissement d'accueil des participants ou le secrétariat de l'Institut CLAVIS en charge de la formation et s'en justifier.

Les participants ne peuvent s'absenter pendant les heures de formation, sauf circonstances exceptionnelles validées par la Direction ou le responsable de l'Institut CLAVIS. Ils remplissent alors une fiche d'absence exceptionnelle de l'Institut fournie par le formateur responsable de la formation, en notifiant l'heure de départ, l'heure de retour, le motif d'absence et en signant la fiche au départ et à l'arrivée.

Cette fiche est contresignée par le formateur responsable de l'action de formation professionnelle continue.

Lorsque les participants sont des salariés en formation professionnelle continue dans le cadre du plan de formation, adressés par une entreprise, l'Institut CLAVIS informe l'entreprise des absences de son salarié dès qu'il en prend connaissance.

Les participants sont tenus de remplir si besoin leurs noms, prénoms et données requises par les OPCO (en cas d'inscription de dernière minute) et de signer obligatoirement et par demi journée, au fur et à mesure du déroulement de l'action de formation professionnelle continue, les fiches d'émargement, complétées en fin de formation, selon demande de l'OPCO, d'une attestation de participation individuelle à la formation dans laquelle ils attestent avoir participé à l'intégralité de la session.

Les feuilles d'émargement sont également signées par demi-journée par le formateur responsable de l'action de formation, afin d'attester de la participation des participants à l'intégralité de l'action.

Article 13 :  

Accès à l'établissement d'accueil des participants.

Sauf autorisation expresse de la Direction de l'Institut CLAVIS, les participants ayant accès à l'établissement d'accueil pour suivre leur action de formation professionnelle continue ne peuvent :

  • Y entrer ou y demeurer à d'autres fins.

  • Introduire, faire introduire ou faciliter l'introduction de personnes étrangères à l'établissement d'accueil, ni de marchandises destinées à être vendues au personnel de l'établissement d'accueil, à des tiers ou aux participants.

 

Article 14 :   

Tenue et comportement.

Les participants sont invités à se présenter à l'établissement d'accueil en tenue décente et à avoir un comportement bienséant, respectant les règles élémentaires de savoir vivre et de savoir être en collectivité à l'égard de toute personne présente dans l'établissement.

Le fonctionnement de l'Institut CLAVIS et les apprentissages de chacun en formation professionnelle continue, s'enrichissent de la singularité des personnes qui composent tant les groupes de participants que les personnels de notre Institut.

 

Toute discrimination, notamment sur le sexe, l'origine, l'âge, l'état de santé, l’apparence, la situation de famille, le handicap, l'appartenance religieuse, l'orientation sexuelle, les opinions politiques ou syndicales, est prohibée.

 

L'Institut CLAVIS promeut l'égalité entre les femmes et les hommes et lutte contre les stéréotypes de genre.

 

Conformément au principe constitutionnel de laïcité, l'Institut CLAVIS est un établissement laïque et indépendant de toute emprise religieuse ou idéologique.

Article 15 :   

Information et affichage.

L'information des participants à chaque étape du cycle de vie de la formation à laquelle ils s'inscrivent pour y participer, se fait :

  1. Via le site Internet de l'Institut CLAVIS.

  2. Par courriers électroniques respectant les modalités RGPD, envoyés par des sociétés spécialisées labellisées par les opérateurs.

  3. Par téléphone et SMS.

  4. Par courriers électroniques de traitement administratif.

  5. Par documents administratifs (bulletins d'inscription, devis, convention, convocation...)

  6. Dans l'établissement d'accueil des participants le jour de l'action, par affichage sur des panneaux signalétiques de l'établissement prévus à cet effet.

 

La publicité commerciale, la propagande politique, syndicale, religieuse ou sectaire sont interdites dans l'enceinte des établissements d'accueil des participants et plus largement, dans toute action de formation professionnelle continue organisée et dispensée par l'Institut CLAVIS.

Article 16 :   

Droits d'auteurs et à l’image.

Les droits d’auteur se composent des droits moraux et des droits patrimoniaux.

"Le droit à l’image est un droit jurisprudentiel qui découle du droit au respect de la vie privée prévu par l’article 9 du code civil" (Cf. Philippe RAIMBAULT, Président de la Commission juridique de la CPU et de l’université fédérale de Toulouse).

 

En attestant avoir été informés du règlement intérieur, les participants respectent les droits d'auteurs et à l'image des formateurs, de l'Institut CLAVIS et des autres participants.

Aucun enregistrement sonore et/ou audio-visuel, filmé ne sera autorisé sans consentement écrit des formateurs, de la Direction de l'institut CLAVIS et/ou des autres participants.

Une autorisation formelle écrite doit être fournie pour pouvoir filmer et à plus forte raison utiliser image, voix et/ou nom d’un professionnel et les diffuser si ceux-ci sont identifiables (traits, discours, contexte, décor...).

 

Cette autorisation écrite doit être précise (durée, territoire, modalités, etc.) afin de s’assurer que la personne a donné son consentement explicite à toutes les utilisations qui seront faites de l’image dont notamment l'utilisation projetée.

Article 17 :   

Responsabilité de l'Institut CLAVIS en cas de vol ou endommagement de biens personnels des participants.

L'Institut CLAVIS décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou détérioration des objets personnels de toute nature, déposés par les participants dans l'enceinte de l'établissement d'accueil des participants (salle de formation professionnelle, locaux administratifs, lieux de restauration, toilettes, parcs de stationnement).

Article 18 :   

Sanction.

Tout manquement du participant à l'une des prescriptions du présent règlement intérieur pourra faire l'objet d'une sanction.

Constitue une sanction au sens de l'article R 6352-3 du Code du Travail toute mesure, autre que les observations verbales, prises par la Direction de l'Institut CLAVIS à la suite de l'agissement d'un participant considéré comme contrevenant au présent règlement intérieur et provoquant une nuisance conséquente, une perturbation grave du déroulé de la formation professionnelle continue, ou un désordre de nature à  importuner le déploiement paisible de l'action de formation, voire à mettre en danger un tiers ou groupe de tiers, le formateur responsable de l'action de formation et plus largement tout personnel ou client de l'établissement d'accueil des participants.

Cette mesure pourra être de nature à affecter immédiatement ou non la présence de l'intéressé dans la formation qu'il reçoit, ou à mettre en cause la continuité de la formation dans sa totalité.

 

 

Selon la gravité du manquement constaté, la sanction pourra consister :

  • Soit en un avertissement ;

  • Soit en un rappel à l'ordre ;

  • Soit en une mesure d'exclusion définitive.

 

Le formateur renseignera et signera une fiche d'incident horodatée qu'il transmettra à la Direction de l'Institut CLAVIS sans délai.

 

La Direction de l'Institut CLAVIS informera oralement et par écrit de la sanction prise :

  • Le participant fautif et l'organisme paritaire OPCO qui a pris à sa charge les dépenses de la formation et l'indemnisation du participant.

  • L'employeur, lorsque le participant est un salarié bénéficiant d'une formation dans le cadre du plan de formation en entreprise.

 

Article 19 :   

Procédure disciplinaire.

En fonction des dispositions reprises des articles R 6352-4 à R 6352-8 du Code du Travail :

Aucune sanction ne peut être infligée au participant sans que celui-ci ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui.

 

Lorsque la Direction de l'Institut CLAVIS envisage de prendre une sanction qui a une incidence, immédiate ou non, sur la présence d'un participant dans une formation professionnelle continue, il est procédé ainsi qu'il suit :

  • Entretien téléphonique via hauts parleurs avec le participant en lui indiquant l'objet de l'entretien, en présence de tiers témoins de l'entretien (selon les faits constatés, le formateur responsable de l'action de formation, un autre participant, un membre du personnel l'établissement d'accueil des participants).

  • Au cours de l'entretien, le participant peut se faire assister par une personne de son choix, participant ou salarié de l'établissement d'accueil des participants ou autres.

  • Précisions au début de l'entretien de la date, l'heure et du lieu de l'entretien.

  • La Direction de l'Institut CLAVIS rappelle les faits constatés, puis recueille les explications du participant. Au vu des explications du participant et de la gravité des faits, la Direction de l'Institut CLAVIS énonce la décision prise, indique le motif et la sanction appliquée, qui peut aller jusqu'à l'exclusion définitive immédiate du groupe de participants à la formation professionnelle continue.

  • Fiche d'incident horodatée, écrite et signée par le formateur, visée par la Direction de l'Institut CLAVIS.

  • La décision et la sanction appliquées s'il y a, font l'objet d'une décision orale immédiate puis écrite et motivée, notifiée au participant, à l'employeur si le participant est salarié, ou à l'OPCO chargé de financer la prise en charge de la formation professionnelle continue, sous la forme d'une lettre recommandée.

 

Article 20 :   

Politique Handicap.

Les prestations proposées par l'Institut CLAVIS sont accessibles à tous les professionnels concernés par les thématiques en lien avec leur statut et la validation des pré requis.

 

Notre Institut adopte une politique d’information, d’accueil et de suivi personnalisés des professionnels en situation de handicap.

 

L'équipe de l'Institut CLAVIS invite les professionnels à mentionner leur situation de handicap s’ils jugent qu’elle est susceptible de créer des freins à leur participation à la session de formation professionnelle continue.

 

Si cette information est mentionnée, le référent handicap de l'Institut, Mr Serge DOUMENC, réalise une évaluation de la situation et propose une solution au professionnel souhaitant participer.

 

Plusieurs hypothèse peuvent se présenter : Proposition d’adaptation de la prestation en termes d'accès et de suivi du déroulement de la formation, proposition de mise en relation avec un acteur du réseau handicap afin de trouver la solution la plus appropriée si une solution d’adaptation est difficilement concevable, ou orientation vers un autre organisme de formation plus adapté en cas de solution impossible à mettre en œuvre.

Article 21 :   

Protection des données personnelles (RGPD).

Chaque participant est informé et accepte que ses données personnelles puissent être collectées et utilisées par l'Institut CLAVIS qui agit en qualité de responsable de traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après "Règlement Général sur la Protection des Données" ou "RGPD").

 

L'Institut CLAVIS s’engage à protéger et à assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles de ses clients conformément au RGPD, notamment en prenant toutes précautions utiles pour empêcher que ces données soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

 

Les données personnelles du participant ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire au regard des finalités relatives aux actions de formation.

 

Conformément au RGPD, le participant à la formation dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition aux données personnelles le concernant. Pour exercer un ou plusieurs des Droits Informatiques et Libertés, le participant doit adresser une demande par courrier électronique ou postal à l'Institut CLAVIS.

    

Article 22 :   

Adhésion.

En l’absence de mention contraire, l'inscription à une action de formation professionnelle continue organisée et dispensée par l'Institut CLAVIS, et notamment la signature de la convention valent acceptation pleine et entière du présent règlement intérieur et des conditions générales de vente.

Conçu le  01/02/2021  JPL/YD/SD
Validé le 12/02/2021 JPL/SD
Approuvé le 19/02/2021 YD
Mis en application le  01/03/2021 JPL/SD

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